KYC – Was ist das eigentlich?
KYC – Aber wie? Diesen Standardbegriff der Geldwäsche wollen wir einmal einfach erklären. KYC ist eine Abkürzung für „Know Your Customer“ und bezieht sich auf den Prozess, bei dem Unternehmen die Identität und Risiken ihrer Kunden überprüfen. Der Zweck von KYC ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen keine illegalen Aktivitäten unterstützen, wie z.B. Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.
Warum ist KYC wichtig?
Nur wer seinen Kunden kennt, kann verdächtiges Verhalten frühzeitig erkennen. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Dies kann z.B. bedeuten, dass ein solcher Fall den zuständigen Behörden gemeldet werden muss (Stichwort Verdachtsmeldung). In bestimmten Fällen sollte erwogen werden, die Geschäftsbeziehung zu beenden. Das ist z.B. dann der Fall, wenn der Kunde sich nicht zum Hintergrund seines Geschäfts äußern will, also keine Angaben zum Geschäftszweck oder zu seiner Beteiligungsstruktur macht.
In der heutigen Welt der wachsenden Digitalisierung ist es einfacher denn je, sich online zu registrieren und ein Konto zu eröffnen. Dies hat jedoch auch dazu geführt, dass es einfacher ist, illegale Aktivitäten durchzuführen. Nicht immer wird die Identität ausreichend überprüft. KYC hilft, diese Lücken zu schließen und stellt sicher, dass Unternehmen ihre Kunden und ihr Geschäftsumfeld gut kennen und verstehen.
Wie funktioniert KYC?
KYC beinhaltet in der Regel eine Überprüfung von persönlichen Angaben, wie Name, Adresse oder der Unternehmenssitz. Auch ist das Risiko für Geldwäche oder Terrorismusfinanzierung zu untersuchen. Die Geschäftsbeziehung bzw. Transaktion ist anhand von gewissen Risikofaktoren einzuordnen (z.B. niedriges Risiko, mitteres Risiko oder hohes Risiko). Diese können variieren, u.a. abhängig von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist.
KYC-Prozesse können manuell oder automatisiert durchgeführt werden. Automatisierte Verfahren nutzen immer häufiger künstliche Intelligenz, um Kundeninformationen in Echtzeit zu überprüfen und Risikobewertungen vorzunehmen. Manuelle Verfahren hingegen erfordern in der Regel die manuelle Erfüllung der Pflichten durch Mitarbeiter des Unternehmens.
Was muss bei KYC beachtet werden?
KYC ist gesetzlich vorgeschrieben. Bestimmte Unternehmen und andere Wirtschaftsakteure, wie z.B. Rechtsanwälte und Notare, müssen hierzu bestimmte Vorgaben beachten. Die wichtigsten Bestimmungen sind die sog. Sorgfaltspflichten, die überwiegend im Geldwäschegesetz (GwG) geregelt sind.
Die Sorgfaltspflichten umfassen im Wesentlichen drei Bereiche:
- Identifizierungspflicht: Unternehmen müssen die Identität ihrer Kunden überprüfen und sicherstellen, dass sie die Kunden und ihre Geschäfte gut kennen und verstehen. Hierbei sind verschiedene Dokumente wie beispielsweise der Personalausweis oder Reisepass als Identifizierungsnachweis möglich. Sind die Kunden selbst Unternehmen, so sind zur Überprüfung u.a. Registerauszüge und Gesellschaftsverträge vorzulegen.
- Überwachungspflicht: Unternehmen müssen ihre Geschäftsbeziehungen und Transaktionen regelmäßig überwachen und verdächtige Aktivitäten oder Auffälligkeiten melden. Sofern sich ungewöhnliche oder unerklärliche Verhaltensweisen zeigen, muss dies der zuständigen Stelle (Financial Intelligence Unit – FIU) gemeldet werden.
- Dokumentationspflicht: Unternehmen müssen alle relevanten Informationen zu Kunden und Transaktionen dokumentieren und aufbewahren. Diese Dokumentationen müssen auch im Fall einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden (z.B. BaFin) zur Verfügung gestellt werden können.