Ist Bares nicht mehr Wahres? (Teil 1) Die neuen BaFin AuA BT Kreditinstitute

Von Marcus Sonnenberg 13.07.2021

Sorgfaltspflichten 4 Minuten

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Teil 1: Herkunftsnachweise – Wann, wie und bei wem?

Bei der Befolgung des Geldwäschegesetzes kommt es für die verpflichteten Unternehmen maßgeblich darauf an, welche Meinung die zuständige Aufsichtsbehörde zu den verschiedenen Pflichten vertritt. Die Auffassung der Behörden wird in sog. Auslegungs- und Anwendungshinweisen (kurz „AuA“) zusammengefasst. Auch wenn sie nur „Hinweise“ genannt werden, so gelten diese Ausführungen für die Praxis als de facto verbindlich.

Dass die Auslegungs- und Anwendungshinweise nicht ohne Grund mit „AuA“ abgekürzt werden, muss zurzeit die Finanzwirtschaft wieder schmerzlich erfahren. Die aktuelle Quelle dieses „Leids“ sind die „Auslegungs- und Anwendungshinweise Besonderer Teil: Kreditinstitute“ der BaFin (AuA BT für Kreditinstitute), die am 08. Juni 2021 veröffentlicht wurden.

Insbesondere die neuen Anforderungen an die Ermittlung der Vermögensherkunft bei Bartransaktionen (siehe Nr. 1 der BaFin AuA BT für Kreditinstitute) erweisen sich in der Umsetzung als „harte Nuss“ (Frist zur Umsetzung: 08. August 2021!). Danach gelten Bargeschäfte ab einer bestimmten Höhe als besonders risikoreich. In diesen Fällen müssen Informationen über die Vermögensherkunft sowie zum gegebenenfalls vorliegenden wirtschaftlich Berechtigten vor Ausführung der Transaktion eingeholt werden. Bei Bartransaktionen von Gelegenheitskunden ist dies bei einem Gegenwert von mehr als 2.500 Euro der Fall, bei Bestandskunden bei mehr als 10.000 Euro.

Die Spur des (Bar-)Geldes: Omas Sparstrumpf oder Drogengeschäfte?

Ab Erreichen der Schwellenwerte müssen Informationen über die Herkunft der eingesetzten Vermögenswerte des Kunden sowie des gegebenenfalls vorliegenden wirtschaftlich Berechtigten vor Ausführung der Transaktion eingeholt werden. Banken und Sparkassen müssen in diesen Fällen einen Herkunftsnachweis verlangen. Der Nachweis muss durch die Vorlage eines “aussagekräftigen Belegs” erfolgen. Ziel dieses Nachweiserfordernisses ist laut BaFin, die Plausibilisierung der Transaktion in der Zusammenschau mit den bereits über den Kunden vorliegenden Informationen.

Der Herkunftsnachweis – Dokument und/oder mündliche Erklärung?

Beispiele für solche aussagekräftigen Belege werden in den BaFin AuA BT genannt (z.B. Barauszahlungsquittungen einer anderen Bank; Sparbücher, von denen das Geld stammt). Diese Aufzählung ist jedoch nicht abschließend. Die BaFin betont, dass insbesondere im Rahmen von Bartransaktionen innerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung es der Beurteilung des Kreditinstituts obliegt, welche weiteren Belege als Herkunftsnachweise akzeptiert werden. Hierbei können die Art der Geschäftsbeziehung sowie besondere Umstände des Einzelfalls (beispielsweise Nachweise über Todesfall, Hochzeit, Geburtstag) angemessen berücksichtigt werden.

Es besteht somit bei Bartransaktionen innerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung durchaus ein gewisser Spielraum für die Institute. Was dies jedoch genau bedeutet, ist nicht abschließend klar. Reicht z.B. eine Heiratsurkunde für die Plausibilisierung eines über dem Schwellenwert liegenden Barbetrags aus? Welcher Nachweis soll bei Bargeschenken im Zusammenhang mit Geburtstagen erbracht werden? Überspitzt formuliert: Muss die Bank hier eine Glückwunschkarte dokumentieren?

Sinn macht in solchen Fällen lediglich, dass der Kunde die Vermögensherkunft (schriftlich oder mündlich) plausibel erklärt und hierzu (sofern sinnhaft) einen Nachweis vorlegt. Sofern Nachweise über die damit zusammenhängenden Lebensumstände (wie Todesfall, Hochzeit oder Geburtstag) existieren oder für gewöhnlich vorliegen, sind diese auch ohne Betragsangabe ausreichend.

Nachreichen des Herkunftsnachweises

Bei Bartransaktionen innerhalb einer bestehenden Geschäftsbeziehung kann, laut BaFin, der Herkunftsnachweis auch innerhalb einer angemessenen Frist persönlich vor Ort erbracht oder auf sonstige Weise übermittelt werden. Welcher Zeitraum noch als angemessen bewertet werden kann, lässt die Aufsicht offen. In der Regel sollten Kunden nicht Monate brauchen, um den entsprechenden Nachweis vorzulegen. Dies gilt zumindest dann, wenn ein solcher Nachweis existiert. Auch in Anbetracht des höheren Risikos von Bartransaktionen über 10.000 Euro sollte die Frist nicht zu großzügig bemessen werden.

Wichtig ist in jedem Fall, dass Banken und Sparkassen hier eine Festlegung treffen und einen entsprechenden Geschäftsprozess schaffen. Hierbei sind die Kreditinstitute auch grundsätzlich frei in der Ausgestaltung des Verfahrens. Dies betrifft u.a. die Frage, welche Organisationseinheit für die Einholung des Herkunftsnachweises und die Prüfung der Plausibilität zuständig sein soll. Das muss nicht zwingend der oder die Geldwäschebeauftragte sein. Eine Einbindung des oder der Beauftragten sollte nur dann zwingend erfolgen, wenn die Herkunft nicht plausibilisiert werden konnte (z.B. wegen fehlendem oder ungenügendem Nachweis) oder sich andere Auffälligkeiten ergeben. Hier sollte dann ggf. auch eine Verdachtsmeldung abgegeben werden.

Sichere Übermittlung der Nachweise

Bei dem Verfahren zur Übermittlung des Nachweises ist vom Kreditinstitut zu gewährleisten, dass die Information sicher und vertraulich übermittelt wird. Neben der Vorlage des Nachweises vor Ort ist auch eine Übermittlung im Rahmen des Online-Bankings denkbar, sofern hier eine solche technisch sichere und vertrauliche Übermittlungsmöglichkeit besteht. Bestehen jedoch Zweifel an der Echtheit des Nachweises oder der Richtigkeit des Inhalts, sollte eine solche elektronische Übermittlung abgelehnt werden. Im Übrigen bleibt neben der Vorlage vor Ort noch der postalische Weg.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – Keine Kopierpflicht!

Die BaFin schreibt vor, dass der vom Kunden vorgelegte Herkunftsnachweis nach Maßgabe des § 8 GwG aufzuzeichnen und aufzubewahren ist. Dies betrifft nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 b) GwG die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und eingeholten Informationen über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können.

Damit ist jedoch keine Pflicht zum Kopieren oder Scannen der Nachweise verbunden. Das fordert das Geldwäschegesetz nur bei Identifizierungsdokumenten, wie z.B. dem Personalausweis (Siehe § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG). Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen Kreditinstitute entsprechende Kopien oder Scans auch nur mit ausdrücklicher und freiwilliger Einwilligung der Kunden anfertigen und speichern.

Um der Aufzeichnungspflicht Genüge zu tun, kann somit auch eine eigene Beschreibung des Herkunftsnachweises dokumentiert werden. Ein schlichtes „Nachweis lag vor. Bearbeiter Martin Mustermann“ wird hier jedoch nicht genügen. Zum Nachweis der geforderten Plausibilisierung, kann z.B. eine Kurzbeschreibung verwendet werden:

Kundin (Name, Kundennummer) legte am DATUM Eheurkunde (Urkundendatum, Urkundennummer) zur Plausibilisierung der Bareinzahlung vom 09.08.2021 i.H.v. 11.000 Euro (=Gesamtsumme der Hochzeitsgeschenke in bar) vor.

Aufgezeichneten Nachweise/Informationen sind fünf Jahre aufzubewahren und spätestens nach Ablauf von zehn Jahren zu vernichten (§ 8 Abs. 4 GwG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist.

Ausnahmemöglichkeit bei „regelmäßigen Einzahlern“

Bei bestimmten Kundengruppen, bei denen regelmäßig höhere Bartransaktionen zum Geschäftsmodell gehören (z. B. Einzelhandel, der abends seine Tageskasse an Bargeldautomaten einzahlt) sind Ausnahmen möglich. Hier kann von der Plausibilisierung der Vermögensherkunft und somit von der Hereinnahme eines Herkunftsnachweises abgesehen werden. Dies setzt laut BaFin jedoch voraus, dass die Bartransaktionen risikoorientiert regelmäßig auf Plausibilität geprüft werden. Diese Prüfung kann auch im Rahmen der Monitoringsystem durchgeführt werden.